Pacchetto per la predisposizione del manuale di gestione documentale

Il nuovo Piano Triennale per l'Informatica 2024-2026 per la PA torna a ribadire che il Manuale di gestione documentale è un obbligo (così come era stato previsto dalle Linee guida AgID) e fissa l'obiettivo 2025: il 100% delle amministrazioni dovrà averlo adottato e pubblicato in "Amministrazione Trasparente".

Ma che cosa è il Manuale di gestione documentale? È la pubblicazione (che ogni ente deve adottare) che descrive il ciclo di vita dei documenti informatici all’interno delle Aree Organizzative Omogenee dell’Amministrazione, partendo dalla loro formazione o acquisizione, passando per la gestione del sistema documentale, fino alla loro conservazione o allo scarto.

Chi lo predispone? Il manuale è predisposto dal Responsabile della gestione documentale dell’Amministrazione in collaborazione con il Responsabile della conservazione (spesso sono la stessa persona), d’intesa con il Responsabile della transizione al digitale e sentito il Responsabile della protezione dei dati personali.

Tornerà quindi molto utile alle Amministrazioni il "Pacchetto per la predisposizione del Manuale di Gestione documentale", che contiene lo schema del Manuale (anche in formato PDF), 19 schemi personalizzabili che andranno allegati al manuale, lo schema di decreto sindacale di nomina del Responsabile della gestione documentale e della conservazione e lo schema di Delibera di Giunta di approvazione del MdGD.

Lo schema di Manuale di gestione documentale e di conservazione comprende anche la parte relativa alla pubblicazione nell’albo online, con particolare riguardo alla tipologia di documenti soggetti a pubblicazione e all’attenzione da porre per non incorrere in violazioni privacy.

Tra gli schemi allegati, ricordiamo quelli relativi agli aspetti organizzativi, ai formati dei documenti, al protocollo informatico, alle azioni di classificazione e selezione, alla formazione delle aggregazioni documentali, ai flussi di lavorazione dei documenti in uso, alla organizzazione dei documenti informatici, dei fascicoli informatici e delle serie informatiche, alle misure di sicurezza e protezione dei dati personali adottate e alla conservazione.

Morena Bonucci Amadori
Funzionario di Elevata Qualificazione e Vicesegretario